Een verouderend wagenpark vervang je in delen, niet in één keer
Er komt een moment waarop de oudste helft van je vloot meer aandacht vraagt dan de rest. De ene wagen staat een dag in de werkplaats, de andere heeft nieuwe banden nodig en een derde valt uit op het verkeerde moment. De verleiding is dan om alles tegelijk te vervangen en er in één klap vanaf te zijn. Dat kost veel op één moment en het levert een vloot op waarvan over vier jaar opnieuw alles tegelijk op is. Een vervangingsronde in delen werkt beter, mits je de volgorde bepaalt.
Begin bij de wagens die het meeste werk kosten
Zet de auto’s op volgorde van wat ze het afgelopen jaar aan werkplaatsdagen hebben gekost, niet op bouwjaar. Een wagen van zes jaar die netjes doorrijdt, is minder urgent dan een auto van vier die elk kwartaal binnen moet. Kijk daarbij ook naar de functie eromheen, want stilstand bij een monteur met een vaste route weegt zwaarder dan bij een wagen die vooral op het terrein staat. Een bestelwagen die drie keer per jaar een dag binnen ligt terwijl er een monteur op wacht, kost meer dan de reparatiebonnen laten zien. Zo krijg je een lijst die iets zegt over je bedrijf en niet over de kilometerstand.
Een jonger gebruikte wagen overbrugt het gat
De eerste vervangingen hoeven niet nieuw te zijn. Een auto van twee of drie jaar oud staat er meestal al, waardoor je binnen enkele werkdagen kunt rijden in plaats van te wachten op levering. Wie aan tweedehands auto leasen denkt voor dit deel van de vloot, wint vooral tijd, en de looptijd kan vanaf ongeveer twaalf maanden lopen. Dat past bij een ronde waarin je nog niet weet hoe je vloot er over vier jaar uitziet.
Spreid de einddata terwijl je toch bezig bent
Een vervangingsronde is het enige moment waarop je de looptijden nog kunt sturen. Kies daarom bewust verschillende einddata, zodat er elk jaar een deel van je vloot vrijkomt en niet alles in hetzelfde kwartaal. Bij auto leasen zakelijk via XLLease loopt dat samen met één contractvorm, waardoor je per auto hetzelfde in het maandbedrag hebt zitten en de facturatie per kostenplaats blijft kloppen. Houd er rekening mee dat tussentijds beëindigen kosten met zich meebrengt, ook halverwege een korte looptijd. Dat is de reden om de spreiding nu te regelen en niet later.
Zo houd je de vloot in beweging
Maak één keer per jaar de lijst op werkplaatsdagen en zet de bovenste twee of drie in de ronde van dat jaar. Kies bij twijfel de kortere looptijd, want die geeft je volgend jaar opnieuw ruimte om bij te sturen. Dat scheelt gissen. Leg de nieuwe einddatum vast op een moment dat niet samenvalt met de rest. Zo verandert vervangen van een grote beslissing die je uitstelt in een vaste handeling die elk jaar terugkomt, en dat is precies wat een vloot beheersbaar houdt.